Pratique 4x4 en région de Dinan Saint Malo

Compte rendu réunion du bureau du 2 novembre 2008

Lors de cette première réunion étaient présent : Gilles (Trésorier adjoint), Gaetan (Trésorier), Jacques (Secrétaire), Sébastien (secretaire adjoint), Philippes (invité par le bureau pour ses compétences) et Jérôme (membre de l'association). Monsieur William (Président) et Rémi (vice Président) ont été excusé.

Lors de cette réunion, les choses suivantes ont été décidées :

AUTOCOLLANTS :

Le feu vert a été donné à Gilles pour la mise en fabrication de 100 autocollants avec le logo du club.
Le prix de vente a été fixé à 2 euros (tout le monde confondu), et 2 euros + une enveloppe timbrée pour la VPC.
Il a aussi été demandé à Gilles de voir avec l'imprimeur le prix pour la confection de cartes de membre. La décision concernant ces dernières sera prise ulterieurement.

SORTIE DANS LE CANTON DE GUER :

La date de la sortie sur le canton de Guer a été fixé au 9 mai 2009 (sous réserve d'acceptation du club local. Je m'occupe de reprendre contact avec eux cette semaine afin de valider définitivement cette date.

REGLEMENT INTERIEUR :

Le réglement intérieur a été voté à l'unanimité. Une seule  modification concernant les admissions de nouveaux membres a été demandée par Jacques, et elle a été acceptée ; la mention est la suivante : "Seuls les propriétaires de Land Rover pourront adhérer. Certaines exceptions pourront être admise sous réserve d'acceptation du bureau."
Il a aussi été demandé qu'il soit présicé que l'association n'est en aucun cas responsable des dégats causés aux véhicules lors de la pratique du Tout Terrain et que seuls les membres du Ï LAND CLUB ayant payé leur cotisation et leur assurance auront le droit de pratiquer sur notre terrain (sauf autorisation exceptionnelle accordée par écrit par le bureau).
Une fois ces modifications apportées, il sera imprimé et devra être signé par tout les adhérents. Il sera aussi mis en ligne afin que chacun puisse le consulter à n'importe quel moment.

ASSURANCE :

Une assurance verte va être prise par l'association, afin  de couvrir tout les accidents pouvant survenir lors de la pratique du tout terrain. Cette assurance est nominative : elle coute 50 euros au club plus 30 euros par véhicule. Il a été voté que l'association prendrait en charge la majeur partie du cout. Une participation de 15 euros par adhérent vous sera demandé dans les semaines qui viennent. Afin que tout soit en ordre avant le Téléthon (faute de quoi nous risquons une amende de 7000 euros). Notez que cette assurance vous couvre dans toutes les activités de l'association, mais aussi lors de la pratique de TT seul ou avec d'autre groupes. Le contract sera mis en ligne dès qu'il sera mis en place.

TELETHON :

Plusieurs décisions concernant le Téléthon ont été prise :
Jéromes met à disposition ses 2 véhicules 9 places afin d'effectuer les navettes entre la place de Plerguer et le terrain. Il met aussi une ambulance qui servira de bureau d'achat des billets. MERCI DONC AUX AMBULANCES LEMOULT POUR LEUR INVESTISSEMENT LORS DE CETTE MANIFESTATION.
Le parcours sera tracé le samedi 29 novembre. Il est donc demandé au plus grand nombre de venir donner un coups de main. L'heure de rendez vous sera communiqué plus tard dans la partie forum intitulée "Téléthon". Merci de bien vouloir venir voir fréquemment sur le site afin de vous tenir informer de toutes les nouveautés. Pour cela, si vous voulez ne rien rater, je vous invite à vous inscrire à la Newsletter, comme cela vous serez informé automatiquement.
Philippe s'est proposé pour la préparation du repas du midi des bénévoles du Ï LAND CLUB. Il va essayer de faire en sorte que nous soyons sponsorisés par ses fournisseurs une petite contribution pour le repas vous sera peut etre demandé. De ce fait, il a besoin de connaitre le plus rapidement possible le nombre de personnes qui viendront. Merci de vous inscrire et de préciser le nombre de repas dans la partie forum "Téléthon" avant le dimanche 16 novembre. Passez cette date il sera trop tard.
Gilles doit voir avec l'imprimeur pour faire imprimer gratuitement 100 ou 150 affiches du téléthon à mettre dans les commerces.
Il reste à voir si c'est nous qui fournissons les tickets pour les tours de 4x4 ou si c'est l'asso contre la muco.

FORUM CODE :

Pour faciliter la comminucation des membres du bureau, un forum avec code d'accès va être mis en place : "LE G4 CLUB". Notez que seul les membres du bureau auront accès à ce forum afin qu'ils puissent prendre plus rapidement les décisions nécessaire à la vie du club.

RASSEMBLEMENT Ï LAND 2009 :

La date a été fixé au week end du 19 septembre 2009. Jacques va prendre contact avec la sous préfecture pour prendre RDV afin que nous ayons en mains les meilleurs cartes pour la mise en place de cet événement majeur dans la vie du club. Il serait souhaitable que William ou Rémi prennent contact avec le propriétaire du champs voisin afin de voir s'il accepterait de le mettre à notre disposition. Les autres modalites concernant cet événement étant suspendu a ces deux rdv, le bureau se réunira donc après afin de finaliser ce rassemblement.

DIVERS :

Jacques a apporté les poteaux et la chaine. Merci à l'un de nos trésoriers d'aller acheter un gros cadena à code.
Je vais préparer une pancarte qui sera affichée à l'entrée du terrain afin d'en limiter l'accès, et imprimer 2 exemplaires du règlement intérieur (1 que je vais faire signer, et un qui sera affiché sur le mobil home).


Fin de la réunion.